Question:- Under the Gujarat Co-operative Societies Act, 1961, the District Registrar (also known as the Deputy Registrar or Assistant Registrar, depending on the jurisdiction) has the power to call for an audit report or other relevant documents from a society upon receiving a complaint from any of its members.
Relevant Legal Provisions:
📜 Section 84 of the Gujarat Co-operative Societies Act, 1961 – Audit
Every society is required to get its accounts audited at least once every year.
The audit must be conducted by an auditor from the panel approved by the Registrar.
The Registrar has the authority to enforce the audit and can call for audit reports and records if the society fails to do so.
📜 Section 93 – Inquiry by Registrar
If a complaint is received from a society member, or there is suspicion of mismanagement or irregularity, the Registrar can initiate an inquiry into the affairs of the society.
The Registrar can ask for relevant documents like:
Audit Reports
Financial Statements
Minutes of Meetings
Membership Registers
🛡️ Purpose:
To protect the interest of members.
To prevent misuse or misappropriation of society funds.
To ensure accountability of the managing committee.
✅ Summary:
Yes, The District Registrar has full legal authority under the Gujarat Co-operative Societies Act to demand an audit report from the society if a valid complaint is received from one or more members of the society. The society is legally bound to cooperate and provide the required documents.
📘 Gujarati Explanation:
હાં, ગુજરાત સહકારી સમાજ અધિનિયમ, 1961 અનુસાર, જિલ્લા રજીસ્ટ્રાર (અથવા ઉપ રજીસ્ટ્રાર/સહાયક રજીસ્ટ્રાર) પાસે એવો અધિકાર છે કે તેઓ સમાજના સભ્ય દ્વારા આપવામાં આવેલી ફરિયાદના આધારે audit report અથવા અન્ય જરૂરી દસ્તાવેજો માંગી શકે છે.
📘 લાગુ કાયદાકીય જોગવાઈઓ:
📜 ધારા 84 – સમીક્ષા (Audit)
દરેક સહકારી સંસ્થાને દર વર્ષે એક વખત નાણાકીય હિસાબોનું ઓડિટ કરાવવું ફરજિયાત છે.
ઓડિટ એવા ઓડિટર દ્વારા થવું જોઈએ કે જે રજીસ્ટ્રાર દ્વારા માન્ય પેનલમાં સમાવિષ્ટ હોય.
રજીસ્ટ્રાર પાસે અધિકાર છે કે જો સંસ્થા ઓડિટ ન કરાવે, તો તેઓ પોતે ઓડિટ કરાવી શકે છે અને ઓડિટ રિપોર્ટ તથા અન્ય આર્થિક દસ્તાવેજો માંગી શકે છે.
📜 ધારા 93 – રજીસ્ટ્રાર દ્વારા તપાસ (Inquiry)
જો સંસ્થાના કોઈ સભ્ય દ્વારા ફરિયાદ મળે છે, અથવા અયોગ્ય વ્યવસ્થા અથવા ભ્રષ્ટાચારની શક્યતા હોય, તો રજીસ્ટ્રાર તપાસ શરૂ કરી શકે છે.
આ દરમિયાન, રજીસ્ટ્રાર નીચેના દસ્તાવેજો માંગે શકે છે:
ઓડિટ રિપોર્ટ
નાણાકીય હિસાબોની વિગતો
મિટિંગ્સના મિનિટ્સ
સભ્ય નોંધણી રજીસ્ટર
🎯 ઉદ્દેશ:
સભ્યોના હિતોની રક્ષા
સંસ્થાની નાણાકીય જવાબદારી સુનિશ્ચિત કરવી
ભ્રષ્ટાચાર અને ગેરવર્તન અટકાવવું
✅ સારાંશ:
હા, જો સંસ્થાના સભ્ય દ્વારા યોગ્ય ફરિયાદ આપવામાં આવે છે, તો જિલ્લા રજીસ્ટ્રારને અધિકાર છે કે તેઓ audit report માંગે અને તપાસ શરૂ કરે. સહકારી સંસ્થા માટે એ આવશ્યક છે કે તેઓ જરૂરી દસ્તાવેજો આપે અને સહયોગ કરે.
Let’s look at Section 96 of the Gujarat Co-operative Societies Act, 1961 in the context of your earlier question regarding the power of the District Registrar to demand an audit report or initiate action based on members’ complaints.
📜 Section 96 – Power to summon and enforce attendance of witnesses and documents
(ગુજરાત સહકારી સમાજ અધિનિયમ, 1961)
✅ English Explanation:
Section 96 grants the Registrar, and any person authorized by the Registrar (such as inquiry officers, auditors, or inspecting officers), powers similar to those of a civil court for the following purposes:
To summon persons and enforce their attendance.
To compel the production of documents and records (like audit reports, registers, account books, minutes, etc.).
To examine witnesses on oath.
This section gives legal backing to the Registrar or auditing/inquiry authority to compel a society or its office bearers to submit documents, attend hearings, or respond to inquiries — especially when there is a complaint from a society member or suspicion of mismanagement.
📘 Gujarati Explanation:
📜 ધારા 96 – સાક્ષીઓ અને દસ્તાવેજો માટે સમન્સ આપવાની અને હાજરી ફરમાવવાની શક્તિ
આ ધારા હેઠળ, રજીસ્ટ્રાર અથવા તેમના દ્વારા નિયુક્ત અધિકારી (જેમ કે ઓડિટર, તપાસ અધિકારી) ને નીચેની શક્તિઓ મળે છે, જે સિવિલ કોર્ટના સમાન છે:
વ્યક્તિને સમન્સ મોકલીને હાજર થવા મજબૂર કરવી.
દસ્તાવેજો અને રેકોર્ડ રજૂ કરવા ફરમાવવી, જેમ કે ઓડિટ રિપોર્ટ, એકાઉન્ટ બુક, રજીસ્ટરો, મીટિંગ મિનિટ્સ વગેરે.
સાક્ષીઓની હલફનામા હેઠળ પૂછપરછ કરવા.
જ્યારે સંસ્થાના સભ્યો તરફથી ફરિયાદ મળે કે ગેરવહીવટની શંકા હોય, ત્યારે આ ધારા અંતર્ગત રજીસ્ટ્રાર પાસે સંપૂર્ણ અધિકાર છે કે તેઓ સંસ્થા અથવા તેની મેનેજિંગ કમિટી પાસેથી તમામ જરૂરી દસ્તાવેજો માંગે અને તપાસ કરે.
🧾 Conclusion:
Section 96 is instrumental in enforcing transparency and accountability in co-operative societies. It empowers the Registrar to:
Ensure societies comply with audit requirements.
Act effectively on complaints from members.
Legally bind societies to produce records or attend hearings.
Question: Can a non-residing member of the society become a Committee Member, Chairman, Secretary, or Treasurer (Cashier)?
✅ Short Answer:
Generally, yes, a member who is not currently residing in the society can become a committee member or office bearer like Chairman, Secretary, or Treasurer — provided there is no specific restriction in the society’s registered bye-laws and they fulfill the eligibility criteria under the Gujarat Co-operative Societies Act, 1961 and the Gujarat Co-operative Societies Rules, 1965.
However, certain restrictions or practical limitations may apply based on:
Bye-laws of the specific society,
Model bye-laws issued by the Registrar, and
Judicial rulings regarding active participation and management interest.
📘 Legal Framework:
🏛 Gujarat Co-operative Societies Act, 1961
📜 Section 73 (H): Constitution of Committee and Term
Lays down eligibility to be a committee member.
Does not specifically disqualify non-resident members from being in the managing committee.
However, the member must not be a defaulter and should be an active member.
📜 Section 20 – Member’s Rights and Duties
Defines who is a member and their rights.
Residence is not mandatory to retain membership rights.
🧾 Gujarat Co-operative Societies Rules, 1965
No explicit rule preventing a non-resident member from contesting or becoming part of the managing committee.
However, Rule 32 and 33 cover elections and committee structure. Residency is not a criterion unless stated in bye-laws.
📂 Important Considerations:
✅ If the Bye-laws of the Society Allow It:
Unless the bye-laws of your society specifically require only residing members to be office bearers, non-resident members can hold posts.🚫 Possible Disqualification Grounds (as per law or model bye-laws):
If the member is a defaulter in maintenance dues.
If they have not attended meetings for a certain period.
If they are inactive in society affairs.
If they don’t hold ownership or have pending title issues.
🔍 Registrar’s Circulars & Model Bye-laws:
In some states, Registrar’s offices issue model bye-laws recommending that preference be given to resident members, especially for key posts like Secretary or Chairman.
Gujarat may follow similar practice but not a mandatory restriction unless incorporated in bye-laws.
⚖️ Relevant Judgements (Reference Purpose Only):
Bombay High Court – Mohan v. State of Maharashtra (W.P. 3450/2013)
Held: A member who is not in active participation in society matters may not be ideal for a committee, but no absolute bar unless provided in bye-laws.
Supreme Court in Zoroastrian Co-operative Housing Society Case (2005)
Reiterated that the bye-laws are binding on members and govern eligibility.
Gujarat High Court Cases often refer to the primacy of bye-laws and registrar’s approved framework for society matters.
✅ Conclusion:
✔️ A non-resident member can legally be a committee member or office bearer (Chairman, Secretary, Treasurer) in a Co-operative Housing Society under the Gujarat Co-operative Societies Act, unless disqualified under the bye-laws or found to be inactive or ineligible for some other legal reason (like default, inactiveness, etc.).
📘 Gujarati Explanation:
❓ શું એ સભ્ય, જે ખરેખર સોસાયટીમાં રહેતો જ નથી, તે મેનેજિંગ કમિટીમાં સભ્ય, ચેરમેન, સેક્રેટરી કે કેશિયર બની શકે છે?
✅ ટૂંકો જવાબ:
હા, જો સમિતિના સભ્ય તરીકે બનવા માટેના પાત્રતાના નિયમોમાં અથવા સંસ્થાના બાયલોઝમાં રહીવાનો અનિવાર્ય નક્કી કર્યો ન હોય, તો એવો સભ્ય, જે રહેતો નથી, પણ મિલ્કત માલિક છે, તે સમિતિમાં સભ્ય કે અધિકારી (જેમ કે ચેરમેન, સેક્રેટરી, કેશિયર) બની શકે છે.
📘 કાયદાકીય જોગવાઈઓ:
🏛 ગુજરાત સહકારી સમાજ અધિનિયમ, 1961
📜 ધારા 73H – સમિતિની રચના અને અવધિ:
સમિતિના સભ્ય બનવા માટેની પાત્રતા જણાવે છે.
એવું સ્પષ્ટ નથી કે રહીશ જ હોવો જોઈએ.
સભ્ય ડિફોલ્ટર નહીં હોય, અને એક્ટિવ સભ્ય હોવો જોઈએ.
📜 ધારા 20 – સભ્ય તરીકે અધિકાર અને ફરજ:
એ સ્પષ્ટ કરે છે કે જે વ્યક્તિ સહકારી સંસ્થાનો સભ્ય છે તે ચોક્કસ અધિકારો ધરાવે છે, ભલે તે તે જગ્યાએ actual ન રહેતો હોય.
⚖️ ગુજરાત સહકારી સમાજ નિયમો, 1965:
નિયમ 32 અને 33 – ચૂંટણીઓ અને સમિતિની રચના સંબંધિત છે.
તેમાં રહે છે કે નહિ, એ પાત્રતાના રૂપમાં સ્પષ્ટ કરેલું નથી, એટલે બાયલોઝ પ્રામાણિક બની જાય છે.
📚 પ્રમુખ મુદ્દાઓ:
✅ જો બાયલોઝ મંજૂરી આપે છે તો
મોટાભાગના સહકારી મૉડલ બાયલોઝમાં એવું લખેલું હોય છે કે સામાન્ય રીતે રહીશ સભ્ય હોય તેવો સભ્ય અધિકારી પદ માટે યોગ્ય ગણાય – પણ આ ફરજિયાત નથી, જોઈએ તો તમારી સંસ્થાના બાયલોઝ તપાસવા પડે.
🚫 નાકામ થવાના કારણો:
સભ્ય ડિફોલ્ટર હોય (ડ્યુઝ બાકી હોય).
સભ્ય સતત મીટિંગ્સમાં હાજર ન રહેતો હોય.
સભ્યની માલિકીની સ્થિતિ સ્પષ્ટ ન હોય.
સભ્ય in-active ગણાય.
🔍 રજિસ્ટ્રાર કચેરીના સૂચનો અને મોડેલ બાયલોઝ:
કેટલીકવાર રજિસ્ટ્રાર કચેરીથી society bye-laws માટે નમૂના બાયલોઝ આપવામાં આવે છે જેમાં રહેતું હોવું પ્રાથમિકતા તરીકે બતાવવામાં આવે છે, પણ તે ફરજિયાત નથી.
⚖️ સંબંધિત ન્યાયિક ચુકાદાઓ:
Bombay High Court – Mohan v. State of Maharashtra (W.P. 3450/2013)
ચુકાદો: જો સભ્ય active નથી, તો તે યોગ્ય ન ગણાય, પણ રહેતો નથી એના આધારે અવાજ મૂકવો બંધાય નહીં.
Supreme Court – Zoroastrian Co-op Housing Society Case (2005)
બાયલોઝને પ્રાથમિકતા આપવામાં આવે છે અને તેઓ પાત્રતા નક્કી કરે છે.
Gujarat High Court – અનેક ચુકાદાઓમાં એવી દૃષ્ટિ અપનાવવામાં આવી છે કે જ્યાં સુધી બાયલોઝમાં રહીશ હોવો ફરજિયાત ન કહેવાયો હોય ત્યાં સુધી, મિલ્કત ધારક સભ્ય પદ માટે યોગ્ય ગણાય.
✅ સારાંશ:
જો કોઈ સભ્ય ખરેખર રહેતો નથી, પણ તે સહકારી સંસ્થાનો યોગ્ય રીતે નોંધાયેલ સભ્ય છે, માલિક છે, ડિફોલ્ટર નથી અને બાયલોઝ તેને નિષેધ કરતા નથી — તો તે સમિતિમાં ચેરમેન, સેક્રેટરી, કે કેશિયર જેવી ભૂમિકા નિભાવી શકે છે.
List of districts in Gujarat, where Advocate Modi visit for the Court Cases:
Ahmedabad, Amreli, Anand, Banaskantha, Bharuch, Bhavnagar, Botad, Dahod, Dang, Devbhumi Dwarka, Gandhinagar, Jamnagar, Junagadh, Kachchh, Kutch, Kheda, Mahisagar, Mehsana, Morbi, Narmada, Navsari, Panchmahal, Patan, Porbandar, Rajkot, Sabarkantha, Surat, Surendranagar, Tapi, Valsad, Vadodara
The name of the main cities of Gujarat, where Advocate Modi provide the legal services:
Ahmedabad, Surat, Vadodara, Rajkot, Bhavnagar, Jamnagar, Gandhinagar, Junagadh
Contact Advocate Paresh M Modi
- Mobile: +91 9925002031 (Only WhatsApp sms – Timing 9 am to 9 pm)
- Office Landline: +91-79-48001468 (For Appointment Only – Timing 10.30 am to 6.30 pm – On Working Days
- Email: advocatepmmodi@gmail.com,
- Website: www.advocatepmmodi.in
- Office Address: Office No. C/112, Supath-2 Complex, Opp. Kohinoor Plaza Hotel, Near Old Wadaj Bus Stand, Ashram Road, Ahmedabad – 380013, Gujarat, India.
